Co to jest zarządzanie i jakie elementy obejmuje?
Zarządzanie- (Griffin) to zestaw działań (obejmujący planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie tj. kierowanie ludźmi i kontrolowanie) skierowanych na zasoby organizacji (ludzkie, finansowe, rzeczowe, informacyjne) i wykorzystywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji w sposób sprawny i skuteczny (SPRAWNY- wykorzystujący zasoby mądrze i bez zbędnego marnotrawstwa; SKUTECZNY- działający z powodzeniem).
Zarządzanie- jest działalnością kierowniczą polegającą na ustaleniu celów i powodowania ich realizacji dzięki wykorzystaniu przez organizację zasobów, procesów i informacji w istniejących warunkach zewnętrznych jej działania (prawnych, społecznych, ekonomicznych) w sposób sprawny i skuteczny oraz zgodny ze społeczną racjonalizacją działań gospodarczych.
PLANOWANIE- proces ustalenia kierunków działania. Misja, cel, strategia, polityka, procedura, biznes plan, plan marketingowy, sposoby finansowania, okres.
ORGANIZOWANIE- sprawne, efektywne wykonywanie zadań od założenia firmy, tworzenia formalnej struktury, hierarchii, kanałów przepływu materiałów, energii, finansów, informacji, komunikacji.
ZATRUDNIANIE- dobór pracowników pod kątem naszej firmy. Stanowiska, poradnictwo, selekcja, szkolenia, oceny, awanse.
KIEROWANIE- stanowi formę bezpośredniego oddziaływania szefa na pracowników w kierunku wykonywania zadań, by członkowie organizacji współpracowali ze sobą w interesie organizacji. Polecenia, instruktaż, termin wykonania zadań, wynagrodzenie.
MOTYWOWANIE- formy zachęcające do jak najlepszego wykonania zadania, znajomość cech osobistych
KONTROLOWANIE- obserwowanie postępów organizacji w realizowaniu jej celów
Zasoby kapitałowe Zasoby rzeczowe Zasoby wiedzyZasoby pracownicze Zatrudnianie Organizowanie Motywowanie Kierowanie Kontrolowanie Planowanie
Działania w:handlu usługach produkcji
Cele firmy
Umiejętności menedżera w zależności od szczebla zarządzania.
Role pełnione przez menedżerów w organizacji (przedsiębiorstwie).
ROLA INTERPERSONALNA:
Reprezentacyjna- występuje jako symbol firmy w stosunku do otoczenia
Przywódcza- realizuje cele firmy poprzez określony typ motywacji w stosunku do pracowników
Łącznik-pośrednik- utrzymuje stosunki między firmą, a otoczeniem
ROLA INFORMACYJNA:
Rzecznik przedsiębiorstwa- prezentuje zagadnienia firmy przed osobami z zewnątrz
Ekspedytor- przekaźnik- dostarcza informacji członkom organizacji
Ekspert- specjalista- poszukuje informacji związanych z funkcjonowaniem firmy (trudności ze zbytu, podatkami, działalnością)
ROLA DECYZYJNA
Stymulator rozwoju przedsiębiorstwa- inicjuje nowe możliwości, wprowadza systematycznie zmiany do organizacji ze szczególnym jej rozwojem
Rozjemca- rozwiązuje i usprawnia struktury organizacji
Lokator-dystrybutor zasobów- rozprowadza zasoby deficytowe i ustala priorytety
Negocjator- reprezentuje firmę w negocjacjach indywidualnych i grupowych
Czynniki powodujące zmiany i konieczność działania organizacji poprzez projekty (przedsięwzięcia).
Czynniki powodujące zmiany:
Strategia przedsiębiorstwa
Zdarzenia ekonomiczne (np. inflacja, bezrobocie, kursy walut)
Zmiany prawne
Zmiany polityczne (np. przestawienie się polskiej gospodarki ze wschodu na Zachów)
Nowe standardy technologiczne
Zmiany społeczne
Zmiany organizacyjne
Naciski grup interesów (np. związki zawodowe)
Podstawowe cechy charakteryzujące zadania typu projekt (przedsięwzięcie).
Cechy projektu:
Jest jednorazowy (jednokrotny)
Ma cel (zdefiniowany, określony cel), który wynika ze strategii firmy
Jest złożony, ale można go dekomponować (ma szereg zadań cząstkowych)
Wymaga wielu analiz i licznych decyzji (zwykle wynika to ze współpracy wielu specjalistów oraz wykorzystanie różnych zasobów)
Jest ograniczony w czasie (znamy termin rozpoczęcia i zakończenia)
Projekt nie wynika z naturalnych działań przedsiębiorstwa
Wymaga współpracy specjalistów z różnych dziedzin
Jego realizacja wiąże się z ryzykiem
Wymaga specjalizowanego kierowania (zarządzania)
Posiada specyficzną organizację i zwykle wychodzi poza strukturę firmy
Podaj min. 2 definicje projektu.
PROJEKT- jest to zespół działań wykonywanych przez specjalistów różnych dziedzin, pod kierownictwem osoby odpowiedzialnej za realizację celów, przy zadanych ograniczeniach czasowych i kosztowych
PRZEDSIĘWZIĘCIE- jest to zespół działań określonych początkiem, końcem i celem. Zarządzanie przedstawione jest zorganizowanym podejściem do zarządzania tymi działaniami w środowisku, w którym występują ograniczenia: czasowe, finansowe, personalne, techniczne i infrastrukturalne
PRZEDSIĘWZIĘCIE- jest to wola zrealizowania wspólnego działania pomiędzy kilkoma partnerami (przedsiębiorstwo, klient, użytkownik, wspólnota lokalna) przejawiająca się określeniem potrzeb w sposób policzalny, co implikuje:
cele policzalne
możliwości wykonania (zasady techniczne, materialne, ludzkie i finansowe)
kompetencje przedsiębiorstwa (know-how)
metody kierowania
precyzyjne i skoordynowane działania
ocenę rezultatu (w trakcie i zawsze na koniec realizacji)
PROJEKT- sekwencja zadań podjętych z zamierzeniem osiągnięcia unikalnych celów w określonych ramach czasowych. Kluczem jest tutaj unikalność. Jest ona tym, co odróżnia projekt od operacji i co powoduje, że jest on trudniejszy do stworzenia.
PROJEKT- „tymczasowy wysiłek podjęty po to, aby stworzyć unikalny projekt lub usługę”.
PROJEKT- jest to zbiór aktywności charakteryzujący się następującymi cechami:
są ze sobą powiązane w złożony sposób,
zmierzają do osiągnięcia celu, często poprzez wytworzenie unikalnego produktu, usługi bądź rezultatu,
posiadają zaplanowany z góry początek i koniec.
Projekt często przeciwstawiany jest, z punktu widzenia nauki o zarządzaniu, procesom związanym z utrzymaniem produkcji lub zapewnieniem usług. Procesy te mają charakter ciągły i często są nazywane działaniami operacyjnymi, natomiast dziedzina wiedzy zajmująca się nimi to zarządzanie operacjami. Z drugiej strony projekt jest przedsięwzięciem unikalnym i zazwyczaj jego kontynuacją są działania operacyjne związane z zapewnieniem utrzymania produktów lub usług będących wynikiem projektu.
7. Składowe (elementy)charakteryzujące zadanie typu projekt (przedsięwzięcie).
1.Cel – określony w sposób jednoznaczny, poza przedsiębiorstwem – kontrakt, wewnątrz firmy – polecenie, zlecenie. Cel projektu lub misja jest bardzo dokładnym stwierdzeniem tego, po co realizowany jest projekt. Ustalenie i spisanie rzetelnej koncepcji celu wspomaga projekt na etapie planowania(koncepcja celu pomaga zdefiniować pozostałą część planu oraz przekazać go pozostałym uczestnikom projektu) oraz na etapie realizacji (koncepcja celu w połączeniu z opisem zakresu projektu pomoże ocenić proponowane zmiany w projekcie).
2.Kryterium realizacji celu – funkcja celu.
3.Budżet projektu (tysiące – miliardy).
4.Hormonogram realizacji (data rozpoczęcia i zakończenia projektu).
5.Odpowiedzialny za projekt (lider).
6.Własny system zarządzania.
8 .Podstawowe rodzaje projektów
Projekty można sklasyfikować w następujący sposób
1. inżynieryjne, konstrukcyjne, petrochemiczne, górnicze i wydobywcze. Przeważnie wiąże się z nimi wymóg pracy na miejscu ich realizacji(np. Na placu budowy), które często odległe od siedziby wykonawcy, co tworzy dodatkowe ryzyko. Projekty te wywołują szczególne ryzyko organizacyjne i problemy związane z przepływem informacji. Często wymagają
poważnych inwestycji kapitałowych i rygorystycznego zarządzania postępami prac ,finansami i jakością. (lecz nie zawsze tak jest). Wielkość nakładów finansowych i innych zasobów może przekraczać możliwości jego wykonawcy. W tym przypadku udział kilku wykonawców pracujących razem.
2. produkcyjne przygotowywane w celu opracowania nowego produktu bądź wytworzenia części wyposażenia lub maszyny, statku, samolotu, pojazdu naziemnego lub innego złożonego przedmiotu. Są one realizowane w fabrykach lub otoczeniu bliskim firmie, gdzie istnieją nadzór kierownictwa i optymalne otoczenie pracy
3. zarządcze, potwierdzające opinie, że każda firma bez względu na wielkość, przynajmniej razw czasie swojego istnienia potrzebuje ekspertyzy z zakresu zarządzania projektami. Te
projekty powstają wtedy, kiedy firmy: przenoszą się, rozbudowują lub wprowadzają nowy system komputerowy, przygotowują się do targów handlowych, prowadzą prace badawcze i opracowują raporty wykonalności, wprowadzają program szkoleń, restrukturyzują organizację czy też planują spektakularną uroczystość.
4. badawcze. Projekty tworzone dla celów czysto badawczych mogą pochłaniać ogromne sumy czasu, pieniędzy, trwać wiele lat i prowadzić albo do bardzo zyskownego odkrycia, albo do zmarnowania czasu i nakładów. Zazwyczaj projektu badawcze są obciążone bardzo
wysokim ryzykiem: celem jest rozszerzenie granic dotychczasowej wiedzy. Ich wyniki
końcowe są zwykle trudne lub wręcz niemożliwe do zdefiniowania. Musi być jednak obecna pewna forma kontroli. W budżecie muszą być odpowiednie środki finansowania. Kierownictwo firmy, do pewnego stopnia, może kontrolować wydatki przez prowadzenie regularnych przeglądów i ocen oraz przez stopniowe i rozważne udostępniania funduszy.
9. Miary sukcesu projektu – trójkąt zarządzania.
Znane są dwa podstawowe sposoby pomiaru powodzenie projektu. Wymagają one od projektu, aby był zrealizowany:1.w wyznaczonym terminie, 2.w ramach zaplanowanego budżetu. Są też jednak trzy dodatkowe mierniki sukcesu, które należy uwzględnić: 3.Czy spełnione zostały cele projektu?(zakres) 4.Czy klienci są zadowoleni?(jakość)5.Czy nie wystąpiły starty w zespole lub w relacjach pomiędzy pracownikami?(zasoby). Graficzna prezentacje relacji pomiędzy wymienionymi miernikami sukcesu projektu zawiera, tzw. trójkąt zarządzania projektem lub trójkąt czasu, kosztu, zakresu. Strona zakresu reprezentuje uzgodnione działanie projektu oraz wymagania, strona kosztu oznacza ogólny koszt projektu wyrażony w złotych, natomiast strona czasy wyraża czas trwania projektu. Wewnątrz trójkąta zasoby odnoszą się do ludzi i niezbędnego w trakcie realizacji projektu wyposażanie, jakość wyraża stopień zaspokojenia oczekiwań klientów.
Trójkąt zarządzania projektem.
Rys. wyraża zależność pomiędzy zakresem projekty, a tym jak długo projekt trwa oraz jakie będą koszty jego realizacji.
Gdy szacunkowe obliczenia ustalają czas i koszty na danym poziomie, a zakres projektu wzrośnie, wówczas jednym sposobem utrzymania stałych relacji pomiędzy nimi jest zwiększenie czasu lub kosztu projektu (bądź obu naraz).
10. Omów strukturę realizacji projektu.
5 kategorii działania projektu, powszechnie znanych jako procesy projektu:
Zainicjowanie działań obejmuje zarówno rozpoczęcie wykonywania projektu, jak i kolejnych faz.
Planowanie działania odnosi się do stworzenie planu projektu, analizy pracy i wstępnego harmonogramu. Proces planowania jest najistotniejszym etapem projektu, ponieważ poprawne zaplanowanie czynności pozwala znacznie zredukować straty czasu w trakcie ich wykonywania.
Realizowanie – działania wykonawcze to działania, podczas których wykonuje się konkretną czynność w ramach projektu.
Kontrolowanie – działania kontrolne śledzą przebieg czynności wykonywanych oraz pomagają menedżerom projektów ocenić postęp projektu w kategoriach czasu, kosztów i jakości.
Zamykanie – czynności końcowe obejmują zamknięcie poprzednich faz oraz całego projektu, jak również niezwykle ważne wyciąganie wniosków, mających wpływ na lepszą efektywność przyszłych projektów.
11. Wymień 9 obszarów umiejętności (kompetencji) zarządzania projektem. Omów 3 z nich.
Wyróżnia się 9obszarów działania osób zarządzających projektem:
1.zarządzanie integracją,
2.zarządzanie zakresem czynności,
3.zarządzanie czasem,
4.zarządzanie zaopatrzeniem,
5.zarządzanie zasobami ludzkimi,
6.zarządzanie komunikacją,
7.zarządzanie jakością,
8.zarządzanie kosztami,
9.zarządzanie ryzykiem.
ZARZĄDZANIE INTEGRACJĄ-służy do łączenia w całość wszystkich prac wykonywanych w kluczowych obszarach. Podstawowym celem zarządzania integracją jest stworzenie spójnego pełnego i poprawnie zaprojektowanego planu projektu oraz jego wykonanie. Kolejnym zadaniem zarządzania integracją jest umiejętność nadzorowania procesu, kontrolowania zmian, zarówno na etapie rozwoju według planu, jak i wykonania, w trakcie trwania projektu.
ZARZĄDZANIE ZAOPATRZENIEM znane jest również jako zarządzanie kontraktowe, obejmuje rozwój, wykonanie i monitorowanie kontraktów z obsługą i sprzedawcami produktów. W dyscyplinie tej zawierają się również czynności takie jak: decydowanie, co ma zostać zakupione; jakie będą stawki zakupów produktów i usług: wybór najodpowiedniejszego sprzedawcy oraz zamknięcie kontraktu po zakończeniu projektu.
ZARZĄDZANIE JAKOŚCIĄ składa się z trzech etapów: planowania jakości, zapewnienia jakości i kontroli jakości. Podczas planowania jakości zarządzający projektem definiują na czym polega jakość i jakie będą sposoby jej pomiaru. Na etapie zapewnienia jakości menadżer bada całkowitą jakość projektu w celu ustalenia, czy może ona osiągnąć zbieżność z założeniami. Kontrola jakości polega na sprawdzeniu aktualnych wyników projektu i na ocenie ich zgodności ze standardami ujętymi w planie.
12.Co obejmuje lista potrzeb projektu.
Jednym z pierwszych etapów rozpoczęcia projektu jest stworzenie prostej listy potrzeb. Pomijając ten etap pracy można napotkać się na dwie rzeczy: można stworzyć projekt, który nie zaspokaja prawdziwych oczekiwań, albo taki, który będzie kosztował więcej niż dzięki niemu zarobimy.
W trakcie tworzenie listy potrzeb projektu należy wziąć pod uwagę następujące kategorie biznesowe:
udoskonalenie kapitałowe – wiele projektów w przedsiębiorstwach da się zaklasyfikować do grupy udoskonaleń kapitałowych. Niektóre z częściej spotykanych potrzeb w tej kategorii zawierają: potrzebę większej przestrzeni biurowej, magazynowej lub szkoleniowej, potrzebę unowocześnienia infrastruktury systemu ogrzewania, wentylacji i klimatyzacji, potrzebę unowocześnienia systemu produkcji lub jej wyposażenia.
wymogi prawne – potrzeby zawierające się w kategorii wymogów prawnych, obejmują: potrzebę poprawy bezpieczeństwa pracowników lub klientów, potrzebę poprawy stanu zdrowia pracowników lub klientów, potrzebę stosowania się do aktualnego kodeksu prawa, potrzebę dostosowania się zmieniających się regulacji bankowych i innych.
rozwój nowego produktu – potrzebę rozwoju produktu obejmują potrzebę zaprojektowania nowych produktów, udoskonalenie już istniejących lub zmianę programów marketingowych w celu zwiększenia udziału w rynku.
ulepszenie procesu – potrzeba ulepszenie procesu to głownie potrzeba posiadania nowego oprogramowania komputerowego, nowych procesów zarządzania projektem oraz wdrożenia i realizowania norm jakości ISO.
usunięcie problemu – najpoważniejsza potrzeba w kategorii usunięcia problemu jest ogólnie potrzeba redukcji kosztów, ale obejmuje ona również naprawę błędów w oprogramowaniu i sprzęcie komputerowych oraz zmianę projektów tych produktów, których defekty są znane. Kategoria ta może również obejmować potrzebę szkolenia.
14. Ograniczenia określające możliwość wykonalności projektu.
- techniczne-należy porównać wymagania techniczne z bieżącymi zdolnościami w tej dziedzinie oraz z możliwościami nabycia określonych umiejętności koniecznych
Na przykład dla projektu konferencji- wykonalność techniczna oznacza odpowiedzi na pytania czy jest odpowiednie miejsce?, gdzie to wydarzenie ma się być?, czy posiadamy odpowiednich wykładowców?
Dla projektów budowy- czy posiadamy odpowiedni sprzęt?, czy mamy przygotowaną odpowiednią technologie?, czy mamy pracowników z odpowiednimi kwalifikacjami?
- finansowe- posiadanie odpowiedniej ilości środków pieniężnych do prawidłowego wykonania projektu , ten szczegółowy aspekt bywa czasem częścią analizy dochodowo-kosztowej
Na przykład: Dal projektu budowy domu- powinna obejmować koszty bieżących operacji tj. ogrzewanie czy energia elektryczna, jak również stałe koszty utrzymania np. koszt malowania
- operacyjne- odnosi się do tego , w jakim stopniu projekt pasuje do zwykłej działalności firmy.(SA to sprawy organizacyjne)
Na przykład: Dla projektu wesela- dostępność wyposażonego i odpowiednich rozmiarów obiektu
Dla projektu firmy produkcyjnej- jeśli system zamówień w firmie trwa 3 tygodnie to nie możliwa jest realizacja zakupu czegokolwiek w ciągu tygodnia
- geograficzne-jest to ograniczenie wynikające z działalności w różnych strefach czasowych a wiec różnice czasowe.
Na przykład: Dla projektu budowy- obejmuje transport materiałów do odległych miejsc lub koordynowania projektu w kilku strefach czasowych
- czasowe- sprowadza się do określenia realnego czasu realizacji projektu
Na przykład:
Dla projektu budowy- niewykonalne czasowo jest wybudowanie domu w 2 miesiące, gdy nie posiadamy wystarczających materiałów oraz pracowników
- zasobowe- należy określić czy są odpowiednie zasoby do realizacji projektu i czy będą ona dostępne w razie potrzeby. Określenie ilości zasobów a także jakie umiejętności i na jakim poziomie będą potrzebne
Dla budowy- dekarze do budowy nietypowego dachu musza być ekspertami w swoim fachu
- prawne- należy zbadać czy projekt nie jest sprzeczny z istniejącymi normami , zarówno wynikającymi z umowy , jak i z obowiązujących ustaw
Na przykład
czy projekt jest z godny z prawem miejscowym i przepisami bezpieczeństwa
-polityczne- sprowadza się do unikania konfliktów projektu z innymi przedsiębiorcami oraz politykami
15.Na czym polega ogólna analiza dochodowo- kosztowa.
Składa się z :
-określenia kosztu- w celu oszacowania poziomu kosztów należy wyszczególnić kategorie kosztów: wpłaty, wyposażenie, szkolenia, kary. Następnie kategorie należy podzielić na jednostki aż do najniższego poziomu szczegółowości i w nich oszacować koszty.
- określenia dochodów- są to potencjalne źródła funduszy, zwykle jest ich więcej niż jednoNp.: budżet ,darowizny, składki członkowskie, dotacje zwrotne lub bezzwrotne, kredyt, dotacje państwowe
-oszacowanie zysków- zyski z projektu wynikają z obniżenia kosztów, wzrostu dochodów i usuwania problemów. Mogą być to zyski policzalne lub nie policzalne. Zyski policzalne powinny być zmierzone.
Np.: jeśli zyskiem jest redukcja kosztów ,zestawienie powinno zawierać jego szacunkową wartość.
16.Na czym polegają zalecenia dla projektu.
Zalecenie projektu maja na celu przekonanie organów decyzyjnych, że projekt może zostać ukończony z powodzeniem. Zalecenie powinno zawierać:
-zakres projektu
-jego cel
-koszty realizacji
-korzyści z jego realizacji
- elementy ryzyka
17.Główne składniki planu projektu.
- określenie celu projektu-celu głównego i celów pośrednich
- określenie zakresu projektu-czyli jakie zagadnienia obejmuje ,a czego nie zawiera
- wypisanie skutków projektu- czyli co będzie rezultatem projektu, określenie skutku głównego i skutków pośrednich
- ocena ograniczeń- wykonanie analizy SWOT, jakiego typu ograniczenia dotyczą projektu
-definiowanie podejścia do projektu np.: przy wyborze projektu domu korzystamy z 3 katalogów
- określanie wymaganych zasobów- np.: wykwalifikowanych pracowników, materiałów ,narzędzi i sprzętu itp. np.; wypożyczenie żurawia na 3 tygodnie
- wykaz i ocena osób zaangażowanych w projekt np. określenie liczby ludzi będącej na szkoleniu
-zestawienie założeń projektu
- określenie krytycznych czynników sukcesu związane z :
terminem wykonania
problemem spełnienia celów pośrednich
kosztami
zadowoleniem (lub nie) klienta
...
rollo13